Le guide ULTIME de ChatGPT avec Excel & Google Sheets - 6 cas d’usages et démos
Niveau de difficulté du tuto : Intermédiaire
Aujourd'hui, je vous partage 6 cas d’usage et démos complètes pour utiliser ChatGPT avec Excel et Google Sheets 👇
N'hésitez pas à liker & commenter le post LinkedIn qui parle de ce tuto. Ca m’aidera pour la visibilité et me donner de la force pour continuer à produire ces tutos 💪
- Les pré-requis et points d'attention avant d’utiliser ChatGPT avec vos données d’Excel & Google Sheets
- Les 6 cas d’usage et démos complètes
> Cas d’usage 1 - Automatisation de tâches répétitives et à faible valeur ajoutée
> Cas d’usage 2 - Analyse de données textuelles
> Cas d’usage 3 - Assistance à la création de formules de calcul complexes
> Cas d’usage 4 - Création de scripts dans Google App Script
> Cas d’usage 5 - Création de formules VBA
> Cas d’usage 6 - Aide dans l'analyse de données d'Excel/Google Sheets
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Pourquoi utiliser ChatGPT / OpenAI avec Excel ou Google Sheets est game changer pour les entreprises ?
Comme vous allez le voir ci-dessous, je détaille 6 cas d’usage et démos complètes pour vous permettre d’utiliser ChatGPT et d’autres IA avec Excel et Google Sheets. Grâce à ces techniques, vous allez gagner un temps monstre dans vos tâches au quotidien et bypasser les difficultés pour créer des formules Excel plus complexes ou des VBA et Google Script pour exécuter des actions automatisées.
Voici les 6 cas d’usage qui vont être présentés :
- Automatiser des tâches répétitives avec l’API d’OpenAI
- Analyser des données textuelles avec ChatGPT
- Créer des formules de calcul complexes avec ChatGPT
- Créer des scripts dans Google App Script pour tout automatiser
- Créer n'importe quelle formule VBA
- Être aider dans l'analyse de données d'Excel/Google Sheets
Les pré-requis et points d'attention avant d’utiliser ChatGPT avec vos données d’Excel & Google Sheets
Avant de vous lancer dans l'utilisation de l'IA et ChatGPT sur vos fichiers Excel ou Google Sheets, gardez bien en tête les infos suivantes :
- N'ayez pas une confiance aveugle sur les résultats générés par l'analyse de vos feuilles de calcul. Vous devez toujours vérifier la pertinence des résultats générés.
- Dans les outils et techniques que vous allez découvrir, évitez d’utiliser des données confidentielles et sensibles. Sinon supprimer/modifier les données permettant d’identifier une entreprise et/ou des personnes. Mais soyez vraiment vigilant sur ce point !
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Les 6 cas d’usage et démos complètes
Cas d’usage 1 - Automatisation de tâches répétitives et à faible valeur ajoutée
L’un des cas d’usage majeur est l'automatisation de tâches répétitives. Vous pouvez utiliser l’API d’OpenAI pour permettre à certaines cellules d’exécuter des fonctions (à base de prompts comme si vous étiez sur ChatGPT), mais directement dans votre Google Sheets.
Exemple : vous avez un fichier avec 200 prospects, mais les données ne sont pas suffisamment propres pour être utilisées dans des campagnes de prospection. Vous pouvez donc retraiter automatiquement les données dans Google Sheets en lui indiquant les tâches de nettoyage de données à effectuer. Voici 4 exemples concrets ci-dessous 👇
Tuto réalisé avec Tella, plus d'infos ici
Présence d’emoji + pas de majuscule au prénom
Dans cet exemple en colonne A, on peut voir qu’il y a un emoji et que la 1ère lettre de mon prénom ne contient pas de majuscule. J’ai donc créé un prompt pour me permettre de nettoyer la donnée, et la cellule exécute cette tâche de nettoyage.
Transformer les noms de famille en lettre capitale
Dans cet exemple en colonne B, on peut voir que toutes les lettres ne sont pas en majuscule. J’ai donc créé un prompt pour me permettre de mettre toutes les lettres du nom de famille en majuscule, et la cellule exécute cette tâche de nettoyage.
Reformater les emails pour qu’ils soient exploitables pour un outil d’emailing
Dans cet exemple en colonne D, on peut voir que le formatage de l’email n’est pas correct ‘(at)’ et ne peut donc pas être utilisé par les outils d’emailing. J’ai donc créé un prompt pour me permettre de nettoyer la donnée, et la cellule exécute cette tâche de nettoyage.
Normaliser le format des numéros de téléphone
Dans cet exemple en colonne E, mon objectif est d’harmoniser les numéros de téléphone de mes prospects pour qu’ils soient bien exploitables dans mon CRM. J’ai donc créé un prompt pour me permettre d’harmoniser la donnée, et la cellule exécute cette tâche d’harmonisation.
PS : Bien évidemment, dans ces exemples, le retraitement de données auraient pu être fait par des formules Excel / Google Sheets standard ou des RegEx. L’objectif est surtout de vous montrer la technique, que vous devez ensuite adapter selon vos besoins et cas d’usage internes ;)
Comment installer cette automatisation dans votre Google Sheets ?
Vous avez donc 2 options :
L’option “Je préfère faire moi-même”. Voici donc le tuto complet pour installer le script et l’automatisation dans votre Google Sheets 👇
L’option “Je préfère installer un plugin dans Google Sheets”. Je vous recommande donc d’utiliser GPT for Sheets 👇
Cas d’usage 2 - Analyse de données textuelles
ChatGPT peut être utilisé pour analyser et traiter des données textuelles dans Excel et Google Sheets. Par exemple, vous pouvez l'utiliser pour classifier ou catégoriser des informations en fonction des valeurs contenues dans les cellules.
Exemple : je souhaite traiter 50 avis clients reçus sur mon site web, et les catégoriser selon 2 choix possibles de niveau de satisfaction :
- satisfait
- non satisfait
et me permettre ainsi d’effectuer des actions spécifiques selon le niveau de satisfaction détectée en automatique.
Tuto réalisé avec Tella, plus d'infos ici
Mais également de demander la rédaction d’une proposition de réponses sympathiques à l’avis laissé
Cas d’usage 3 - Assistance à la création de formules de calcul complexes
ChatGPT peut vous aider à créer des formules de calcul complexes dans Excel et Google Sheets en vous guidant à travers le processus et en fournissant des exemples de formules.
Voici ci-dessous le prompt à utiliser dans ChatGPT pour initier le bot dans l’assistance à la création d’une formule Excel / Google Sheets :
Ignore toutes les instructions précédentes.
ChatGPT, en tant que expert en feuilles de calcul Excel / Google Sheets, j'ai besoin que vous m'aidiez sur la tâche suivante : aider à construire une formule complexe. Le but de cette tâche est de simplifier et d'automatiser mes calculs sur mes données. Le contexte de cette tâche est que je travaille sur une feuille de calcul qui nécessite une formule complexe pour analyser et manipuler les données.
- Action à réaliser : Voici le processus que je souhaite que vous suiviez :
Comprenez les données sur lesquelles la formule sera appliquée.
Comprenez l'objectif de la formule.
Proposez une formule qui atteint cet objectif.
Expliquez comment la formule fonctionne étape par étape.
Il y a quelques contraintes à prendre en compte. La formule doit être réalisable dans Excel / Google Sheets et ne doit pas nécessiter l'utilisation de logiciels ou de plugins supplémentaires. Enfin, la réponse doit être présentée sous la forme d'une formule Excel / Google Sheets claire et compréhensible, avec une explication détaillée de son fonctionnement.- La langue du résultat : français
- Format du rendu : une formule Excel / Google Sheets claire et compréhensible, avec une explication détaillée de son fonctionnement.
As-tu bien compris ? As-tu besoin d'informations complémentaires ? Si il y a des infos manquantes, à construire ou définir, pose-moi les questions une par une pour que je te donne les réponses. Si tu as compris, tu peux dès à présent lancer le travail en respectant toutes les instructions ci-dessus
Et ensuite répondez à ChatGPT en donnant les infos suivantes liées à la formule de calcul que vous souhaitez faire :
Donner l’objectif de la formule, ce que vous voulez calculer et analyser plus précisément
Donner un aperçu des données dans lesquelles la formule sera utilisée, notamment le nom des colonnes et le type d’infos
Les conditions à prendre en compte dans cette formule
Par exemple, je souhaite la formule me permettant de créer un MEGA PROMPT BUILDER qui va venir agréger près de 20 paramètres différents pour créer le prompt optimal (le résultat est d’ailleurs disponible ici 👇)
Ma réponse pour donner du contexte et contraintes pour cette formule :
Résultat de ChatGPT. Bien évidemment, plus vous fournirez des détails, meilleure sera la réponse de ChatGPT
Lien vers le prompt complet :
Vous pouvez aussi utiliser cette extension qui vous aidera à générer les meilleurs formules pour Excel & Google Sheets 👇
Cas d’usage 4 - Création de scripts dans Google App Script
C’est quoi Google App Script ?
Google Apps Script est un langage de programmation propre à Google qui permet d’exécuter des actions spécifiques dans certains logiciels de Google, dont Google Sheets. Il est comparable aux VBA dans Excel.
Comment utiliser ChatGPT avec Google App Script
Dans ce cas là, ChatGPT peut vous aider à créer des scripts dans Google App Script pour automatiser des tâches plus complexes dans Google Sheets. ChatGPT est capable de comprendre comment fonctionne Google App Script et de vous créer le code qui permettra de fonctionner selon votre besoin.
Exemple : pour un usage SEO, j’ai besoin de vérifier si les pages de mon site web fonctionnent correctement. J’ai donc extrait toutes les URLs de mon site, et je souhaite vérifier automatiquement le status code de chaque page web (vérifier si le statut est 200 = page accessible ✅ ou 4XX / 5XX = page non accessible ❌)
Création du Google Sheets
- Allez sur Google Sheets et créez une nouvelle feuille de calcul. Exemple ici
- Allez dans Extensions / Apps Script
Vous allez arriver dans l'interface Apps Script comme ceci
Et c’est ici que vous allez copier/coller le code généré par ChatGPT (suivre les étapes ci-dessous 👇)
Comment générer le bon script avec ChatGPT ?
Allez dans ChatGPT (version 4) et écrivez le prompt suivant pour initier la demande dans ChatGPT :
ChatGPT me répond et m’indique toutes les étapes à suivre pour installer du code dans Google App Script, avec le code inclus !
Bien évidemment, vous pouvez itérer pour ajouter des fonctionnalités supplémentaires. A chaque demande, ChatGPT va venir modifier le code pour intégrer cette nouvelle fonctionnalité. Exemples ici 👇
Itération n°1
Itération n°2
Itération n°3
Jusqu'à arriver au code complet intégrant toutes les fonctionnalités souhaitées. Voici le lien vers le prompt complet
Et vous obtenez un code que vous pouvez utiliser dans Google Sheets, onglet “Status code checker”. Exemple accessible ici 👇
Terminer l’installation du code
- Ensuite retournez dans Extensions / Apps Script
- Copier/coller le code généré par ChatGPT
- Ensuite, cliquez sur l'icone "Enregistrer le projet"
- Ensuite cliquez sur "Exécutez"
- Ensuite acceptez les différentes autorisations pour permettre au script de s'éxécuter
(pas de panique, vous ne risquez rien 😊)
Autorisez à nouveau, puis quittez la page et retournez sur votre classeur Google Sheets !
Retournez dans votre Google Sheet et lancer la fonction !
Que faire si vous avez un bug ?
Et bien poser la question directement à ChatGPT. Il vous expliquera d’où provient l’erreur, comment la corriger, et même modifiera le code en conséquence.
Voici la réponse de ChatGPT 👇
Vous n’avez plus qu’à corriger les différents éléments, mettre à jour le code, enregistrer et relancer jusqu'à ce que cela fonctionne :)
Cas d’usage 5 - Création de formules VBA
Même principe avec les formules VBA ! Nous allons juste venir modifier légèrement le prompt pour l’adapter à l’environnement Excel. Partons sur le même exemple sur Google App Script :
Voici donc les étapes à suivre :
Étape 1 : Ouvrir le VBA Editor dans Excel
- Dans Excel, appuyez sur
Alt + F11pour ouvrir l'éditeur VBA (Visual Basic for Applications). - Dans le menu, allez à
Insert > Modulepour insérer un nouveau module.
Étape 2 : Ajouter les références nécessaires
Nous aurons besoin d'ajouter des références à "Microsoft XML, v6.0" et "Microsoft Internet Controls".
- Dans le menu de l'éditeur VBA, allez à
Tools > References. - Dans la liste qui apparaît, recherchez et cochez "Microsoft XML, v6.0" et "Microsoft Internet Controls".
- Cliquez sur "OK" pour fermer la boîte de dialogue.
Étape 3 : Écrire le code VBA
Copiez et collez le code suivant dans le module que vous avez inséré :
Option Explicit
Sub CheckURLs()
Dim ws As Worksheet
Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1") 'Changez cela pour correspondre à votre nom de feuille
Dim urlColumn As Range
Set urlColumn = ws.Range("A2:A" & ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row) 'Supposons que les URL se trouvent dans la colonne A, commençant à la ligne 2
Dim cell As Range
For Each cell In urlColumn
cell.Offset(0, 1).Value = GetStatusCode(cell.Value) 'Écrit le code de statut dans la colonne à côté
Next cell
End Sub
Function GetStatusCode(url As String) As String
On Error GoTo ErrorHandler
Dim http As MSXML2.XMLHTTP60
Set http = New MSXML2.XMLHTTP60
http.Open "GET", url, False
http.send
GetStatusCode = http.Status & " " & http.statusText
Exit Function
ErrorHandler:
GetStatusCode = "Error: " & Err.Description
End Function
Étape 4 : Exécutez le script
Dans Excel, appuyez sur Alt + F8, sélectionnez CheckURLs et cliquez sur "Run".
Ce script fonctionnera pour une liste d'URLs dans la colonne A de la feuille spécifiée, en commençant par la ligne 2. Il vérifiera chaque URL et écrira le code de statut HTTP dans la colonne à côté.
Notez que ce script n'interprète pas les redirections, il vous dira simplement si une redirection (301, 302, etc.) a été reçue. Pour suivre les redirections, vous devriez envisager d'utiliser une autre approche, peut-être avec un langage de programmation plus adapté aux interactions Web comme Python.
Faites également attention à ne pas abuser de ce script, car envoyer trop de requêtes à un serveur en un court laps de temps peut être considéré comme une attaque DDOS.
NB : tester cette intégration, et même logique que Google Sheets, remontez toutes les erreurs et blocages que vous rencontrez à ChatGPT pour itérer jusqu’à obtenir un code qui fonctionne.
Cas d’usage 6 - Être aider dans l'analyse de données d'Excel/Google Sheets
Il est important de savoir que ChatGPT ne peut pas (encore) analyser directement des données provenant d'un tableur. Ce sera peut-être pour bientôt, avec l'arrivée d'un plugin peut-être ?
En attendant, vous pouvez demander à ChatGPT de vous aider dans l'approche analytique et vous donner les étapes pour analyser vos données de manière optimale selon votre objectif à atteindre.
Voici les étapes à suivre
- Etape 1 - Anonymiser/modifier les données permettant d’identifier une entreprise/une personne
Attention, encore une fois, les données que vous allez partager à ChatGPT seront potentiellement publiques. Donc anonymiser les données !
- Etape 2 - Télécharger votre fichier Excel en format .csv
- Etape 3 - Ouvrer le fichier dans un éditeur de texte (ex : TextEdit ou Notepad)
- Etape 4 - Utilise le prompt suivant
ChatGPT, agissez en tant qu'analyste de données expérimenté spécialisé dans le domaine automobile. Je souhaite analyser des données spécifiques et je souhaiterai poser des questions spécifiques dessus. Voici les données :
Bien évidemment, plus vous donnez d'infos concernant l'objectif, le contexte, plus vous obtiendrez de meilleurs résultats. D'ailleurs, si vous souhaitez créer les meilleurs prompts pour ChatGPT, ça se passe ici 👇
- Etape 4 - Copier/coller les données dans ChatGPT
Le résultat
Vous ne maitrisez pas Python ? Pas de souci, on va demander la bonne formule sur Google Sheets !
Lien vers le prompt complet :
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